Wat doet een ab Actis eigenlijk?

Heel kort gezegd álles dat met communicatie en administratie te maken heeft, en dat is veel. De meeste van mijn tijd zit in het maken van de mededelingen, de verantwoordelijkheid voor de notulen van vergaderingen, en het versturen en beantwoorden van e-mails. Wijzigingen in documenten, het archief, de ledenlijst, het besluitenboek zijn ook taken van mij. Ik sleutel verder regelmatig aan de website, heb je bijvoorbeeld de F.A.Q. al gezien? Leuk he?

Voor en na een ALV heb ik extra veel werk, uitnodigingen maken en zorgen voor verspreiding, mailtjes sturen, notuleren, notulen uitwerken, besluitenboek bijwerken, besluiten verwerken (bijvoorbeeld nieuwe documenten maken en op nszwolle.nl plaatsen).
Langetermijndingen zijn dat ik op dit moment bezig ben met een kringhuisopdracht over communicatie, denk na over betrokkenheid van alumni en integratie van facebook op de website. Verder ben ik trouwens ook nog CoCo van een paar commissies en leeg ik de postbus elke week, dat moet natuurlijk ook gebeuren!

Wat voor soort post krijgt de ab Actis eigenlijk allemaal binnen?

Dat verschilt enorm. De postbus van NSZ leeg ik elke week. Via de postbus van NSZ ontvang ik met name declaraties, facturen en kwitanties voor NSZ. Uitnodigingen van andere (NSV-)verenigingen, informatie voor evenementen die interessant zijn voor leden, die ik kan verwerken in mededelingen en elke week wel wat reclame. Af en toe zitten er kaartjes bij van NSZ’ers, dat vind ik het leukst.

En je mailbox zit ook elke week vol?

Ja, in de eerste plaats uiteraard met mededelingen van leden en externen en met alle mails die binnen het bestuur worden gewisseld. Verder loopt alle communicatie aan het bestuur en NSZ via mij, dus mailtjes die ik krijg gaan over uiteenlopende zaken, van deelname aan de roeibokaal tot foto’s van NSZ voor op het songfestival, van agenda’s voor vergaderingen tot updates van commissies, van ledenlijstwijzigingen tot geïnteresseerden bij NSZ.

Zijn er dan veel geïnteresseerden die zich bij je melden?

Er zijn elke maand wel een of meerdere studenten die zich afvragen of ze bij NSZ langs kunnen komen of lid kunnen worden. Ik stuur hen dan een reactie met informatie over het (aspirant-)lidmaatschap en nodig hen uit voor algemene avonden en de soos. Geïnteresseerden kunnen zich altijd bij mij melden!

Wat is jouw rol in een bestuursvergadering?

Ik ben heel praktisch ingesteld, let op details en kan goed vooruit denken. Vaak zijn we bezig met onze mening op plannen of het vormen van visie. Mijn vraag is dan altijd; ‘Hoe zie je dat voor je?’, ‘Hoe dan?’of ‘ Wat is het eerste dat we dan kunnen doen?’
Ik houd het overzicht over alles dat er moet gebeuren, met name in de communicatie naar leden, maar ook: Er komt over een paar weken een ALV (of andere activiteit) aan, wat moet daarvoor nog geregeld worden?
In de vergadering komt het soms voor dat een besluit nog niet uitgesproken, maar dat we dan al wel naar het volgende punt gaan. Dan vinden we al wel iets, maar moeten we vaak nog even bespreken wat er gaat gebeuren en door wie dat gebeurt. Dit valt mij op, ook doordat ik notuleer.

Waar kunnen we je blij mee maken?

Nou, dat “gabActje” waarover is gesproken op de ALV daar word ik wel blij van! Een gebakje speciaal voor de ab, ik vind het een motie waard hoor. Ik ben een enorme zoetekauw, dus iets lekkers vind ik fijn! Een leuk mailtje van leden in reactie op mijn mededelingen, of gewoon over iets waar mensen aan moeten denken vind ik ook leuk om te krijgen. De mededelingen ben ik toch gauw twee uur mee bezig namelijk!

Bedankt voor je inzet en de antwoorden op deze vragen!

Graag gedaan!